Verborgen kosten in kaart brengen
Personeelskosten dien je goed in de gaten te houden. Zeker wanneer de productiekosten toenemen wil je als ondernemer elders onnodig kosten voorkomen. Bij het maken van de planning wordt echter vaak alleen rekening gehouden met beschikbaarheid. Maar hoe zit het met de overuren? Wie heeft welke competenties en wat is eigenlijk het budget? Plan ik wel efficiënt in? Oftewel, heb ik verborgen kosten?
Van Dijk Banket haalt voor het maken van de planning veel handige data uit de personeelsplanning en urenregistratie software oplossing van Dyflexis. Zo laat Dyflexis onder meer zien welke mensen hij het beste kan inroosteren: 'Vroeger werd er soms een operator aan de lijn gezet als inpakker, maar nu wordt er gezegd: je moet geen dure mensen aan de lijn zetten.’Met dit inzicht past Van Dijk Banket de budgetten aan in Dyflexis en voorkomt hij hoge kosten.
Het is klik, klik, klik en je ziet het. Het is heel logisch opgebouwd!”
Van Dijk Banket voorziet met een hecht team van 90 medewerkers vele grote supermarktketens in binnen- en buitenland van eersteklas banket en is erg te spreken over het gebruik van Dyflexis. 'Door nu te investeren in workforce management stop je geld in het optimaliseren van het personeelsbeleid, maar verdien je het terug door de tijd en kosten die ermee worden bespaard.'
Bespaar kosten met evenveel personeel
Aan grondstofprijzen kun je als bakker weinig doen. Waar je wél iets aan kunt doen is de productiviteit. Slimme software en handige machines helpen je om meer te produceren met minder middelen. Zo sla je twee vliegen in één klap. Je bespaart op je kosten en zet je personeel zo efficiënt mogelijk in. Bovendien maken dit soort moderne middelen je toekomstbestendig.
Slimme personeelsplanning software
Zo’n zes jaar geleden besloot Bakkerij Swaanen over te stappen op de software van Dyflexis voor hun planningen en urenregistratie. Voorheen deden zij dit met Excel. Bakkerij Swaanen is onderdeel van De Echte Bakker en heeft met drie vestigingen 60 medewerkers in dienst.
Hoe personeelsplanning software je productiviteit kan verbeteren? Bakkerij Swaanen beantwoordt met: 'Ik wilde me minder bezighouden met zaken als planningen en het verwerken van uren. Door Dyflexis kan ik dit nu overlaten aan de chefs van de filialen. Ik heb nog steeds inzicht in wat er in mijn bedrijf gebeurt, maar ik heb meer tijd voor strategische werkzaamheden en het coachen van medewerkers. Dat heeft ons zeker productiever gemaakt.'
Ook bij Van Dijk Banket hoor je deze signalen. Het vinden van een balans tussen de juiste personeelsbezetting en personeelskosten is daarom essentieel.
Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt. Nu kosten het ons niet langer dan zes uurtjes per week”
Ook hier werd de planning voor de productiemedewerkers voorheen gemaakt in Excel: 'Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt.' Dit kwam voornamelijk doordat alles handmatig ingevoerd moest worden. 'In Excel maak je best vaak fouten: je kunt heel makkelijk iemand dubbel inplannen of vergeten', aldus Van Dijk Banket.
Forecasting
Goede forecasting voorkomt onduidelijkheid en onnodige kosten. Je kunt op van alles forecasten, bijvoorbeeld op basis van historische data of het aantal te produceren items. Aan de hand daarvan bepaal je vervolgens je personeelsbudgetten. Deze budgetten kun je per dag, maand of kwartaal instellen. Door onderscheid te maken tussen afdeling en/of vestiging, weet je precies hoe de organisatie ervoor staat en zorg je altijd voor een goede verhouding tussen de omzet en de personeelskosten.
Accurate urenverantwoording
Zorgt de personeelsplanning voor de juiste bezettingsgraad? Dan is het tijd uren accuraat te registreren en te verwerken. Een accurate urenverantwoording zorgt voor duidelijkheid binnen de organisatie. Discussies over gewerkte uren wil je namelijk voorkomen.
Middels een kloksysteem worden gewerkte uren automatisch geregistreerd. Ook tijd-voor-tijd-uren, overuren, ziekte-uren en verlofuren komen automatisch in een systeem zoals Dyflexis terecht. Bakkerij Swaanen: 'Vroeger maakten we Excelletjes met het rooster en schreven medewerkers met pen de werkelijke begin- en eindtijden op. Nu hebben we overal een kloksysteem hangen. Dat scheelt een hoop discussies en er kan niet mee gefraudeerd worden.'
Van Dijk Banket ziet per productielijn wat de geplande en gewerkte uren zijn. Teamleiders keuren vervolgens de gewerkte uren goed, waarna de beheerder alleen nog het laatste vinkje hoeft te zetten. Zo delegeert het management van Van Dijk Banket van bovenaf bepaalde taken, maar behouden ze het zicht op de urenregistratie.
Complexe bakkers-cao
In de bakkers-cao zijn allerlei complexe toeslagregels verwerkt. Als je nog met Excellijsten werkt, kost de verwerking daarvan veel tijd en maak je bovendien gemakkelijk fouten. Een systeem dat deze toeslagregels automatisch verwerkt is dus een must have. Zeker bij de meest complexe toeslagen wil je dat de verwerking goed gebeurt zodat de gegevens voor je loonadministratie altijd correct. Hierdoor betaal je nooit te veel of te weinig uit.
Sturen op productiviteit
Wanneer je kiest voor een geautomatiseerde oplossing zoals Dyflexis kun je middels een kassakoppeling de gerealiseerde omzet afzetten tegen het aantal gewerkte uren. Dyflexis berekent zo automatisch de productiviteit. Je kunt dit per periode (uur, dag, week, maand), per afdeling of vestiging bekijken. Zo zie je snel welke afdelingen of vestigingen goed of minder goed presteren. Dat is een mooi handvat om de productiviteit te verbeteren.
Bakkerij Swaanen:'Een fijne functionaliteit van Dyflexis is het Management Dashboad. Hierin zie ik precies hoe hoog de productiviteit was op een bepaald moment, zodat ik hierop kan sturen. Ik merk dat de chefs zich veel meer betrokken voelen, nu zij ook inzicht hebben in dit soort cijfers. Ik ben minder die zeurende baas en ze denken echt met me mee.'
Investeer in slimme software
Of het nu gaat om personeelsplanning of urenregistratie software. Dit is hét moment om te investeren in workforce management, want investeren in innovatie loont. Benieuwd hoe Dyflexis jou kan helpen? Ontdek de oplossingen van Dyflexis en vraag een gratis adviesgesprek aan.
Dit artikel is gesponsord door Dyflexis.
